8 Pasos para elaborar un manual de procedimientos en tu empresa

Como todo, debiera empezar por hacer un plan, se debe definir quiénes participarán en su elaboración, quién será el líder del equipo o equipos que lo conformarán. Es conveniente considerar la participación de un externo, si no para su elaboración, sí para que dé sus opiniones y experiencia.

A continuación te doy los pasos a seguir

1.- Definir el contenido del manual. Hacer una introducción, definir los objetivos, en qué áreas se va a aplicar, los responsables de las áreas, las políticas, descripción de las operaciones, formatos, diagramas de flujo y la terminología que se utiliza en el mismo.

2.- Recopilar información. Aquí hacemos un inventario de lo que hay, como formatos, el personal que labora, reportes, etc.

3.-  Estudio preliminar de las áreas. En éste es importante definir el objetivo del manual del procedimiento, ¿qué busca corregir o evitar? ¿Qué tan capacitado está el personal?

4.- ¿Cuáles son los procedimientos que deseamos describir? No siempre es importante describirlos todos. Claro, es conveniente, pero empecemos por las prioridades.

5.- Integrar la información. Es decir, de cada procedimiento, ¿qué documentos existen? ¿Qué reportes se elaboran? ¿Qué formatos? Etc.

6.- Analizar la información. Es muy común que al analizar los procedimientos salgan ideas de cambios de los mismos, las cuales deberán ser discutidas y analizadas con los involucrados.

7.- Graficar los procedimientos. Una imagen vale más que mil palabras; cuando podemos graficar los procedimientos, nos podemos dar cuenta de lo complejos que pueden ser y si existen alternativas para mejorarlos. Es  como cuando ves el bosque desde arriba, la visión es más clara.

8.- Modificaciones.- Como comentábamos, las modificaciones a los procedimientos deberá definirse quien las autoriza, ya que se pueden llegar a cambiar procedimientos sin las aprobaciones necesarias. Una de las partes más importantes de implementar procedimientos, es dejar todo por escrito, quién aprueba, en qué fecha se realizaron los cambios etc.

Durante la elaboración, has el seguimiento físico de, ¿dónde va el documento? ¿Qué le pasa? ¿En qué se transforma? Este seguimiento es muy útil para poder describir los procedimientos más claramente.

La elaboración e implementación, son tareas arduas y de muchas horas, y pasa que a veces las personas que trabajaban en ellos se van, o las personas que participaban en los procedimientos se retiren.

En las empresas pequeñas sobre todo, encontrarán que muchas actividades se llevan a cabo en función de las capacidades de las personas que laboran en ellas; de aquí la pregunta si estas actividades debiera seguirlas llevando a cabo o es tiempo de definir un estándar en el procedimiento para que mejore su funcionamiento.

Como dije la participación de externos con experiencia es muy útil y enriquecedora, y hay que tomar en cuenta que debe haber un responsable de mantenerlos actualizados, sino se vuelven obsoletos y se empolvan en los archivos de las empresas.

La elaboración de manuales es un paso más para la institucionalización de una organización, la va a convertir en más eficiente, pero ¡ojo! No queremos burocratizarla demasiado, es decir volverla más lenta. Los manuales de procedimientos deben ser el reflejo de la experiencia de las personas que han pasado por la empresa, es dejar esa experiencia y convertirla en aprendizaje para los que siguen detrás de ellos.

No te conformes con solo tener manuales, convierte a tu empresa en una organización que mejora, es decir ¡una empresa inteligente! Que aprende y desarrolla un sistema de gestión de calidad.

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

Solve : *
23 × 7 =